SOSYAL GÜVENLİK UYGULAMALARINDA İSTİRAHAT RAPORU BİLDİRİM USULLERİ, MAHSUPLAŞMA PROTOKOLÜ VE RİSKLER

İstirahat raporları; sigortalının hastalanması, iş kazasına uğraması veya geçici ya da kalıcı bir sağlık sorunu yaşaması nedeniyle, çalışmasının sağlık açısından sakıncalı olduğunun yetkili hekimler tarafından tespit edilmesi sonucu düzenlenen iş göremezlik belgeleridir. Bu raporlar, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu Madde 16 kapsamında sigortalının fiilen çalışmadığını gösteren resmi belgeler olup, geçici iş göremezlik ödeneğinin (rapor parası) ödenmesine esas teşkil etmektedir.

İstirahat raporu uygulaması; çalışanın sağlık nedeniyle çalışamadığı dönemlerde gelir güvencesini sağlamak ve işverenin sosyal güvenlik mevzuatından doğan yükümlülüklerini yerine getirmesini temin etmek amacıyla oluşturulmuş çok paydaşlı bir sistemdir. Bu sistem, “Çalışan – İşveren – Sağlık Hizmet Sunucusu – Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK)”
arasında işleyen dijital ve hukuki bir süreç üzerine kuruludur.

Yetkili Sağlık Kuruluşları ve Rapor Düzenleme

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği Madde 39’a istinaden;

• İstirahat raporları SGK tarafından yetkilendirilmiş sağlık hizmet sunucuları ve hekimler tarafından düzenlenebilir.
• Ayaktan tedavilerde sigortalıya tek hekim raporu ile bir defada en çok 10 gün istirahat verilebilir. İstirahat sonrasında kontrol muayenesi raporda belirtilmiş ise toplam süre yirmi günü geçmemek kaydı ile istirahat uzatılabilir. Yirmi günü aşan istirahat raporları sağlık kurulunca verilmelidir. Sağlık kurulunun ilk vereceği istirahat süresi sigortalının tedavi altına alındığı tarihten başlamak üzere altı ayı geçemeyecektir. Tedaviye devam edilmesi hâlinde malûllük hâlinin önlenebileceği veya önemli oranda azaltılabileceği sağlık kurulu raporu ile tespit edilirse bu süre uzatılabilir.
• Sigortalıların ülkemiz ile sosyal güvenlik sözleşmesi bulunmayan ülkelerdeki tedavileri sonucu verilen istirahat raporlarının ilgili ülke mevzuatına uygun olduğunun ülkemiz dış temsilciliklerince onaylanması hâlinde, yetkilendirilen hekim ve sağlık kurullarının ayrıca onayı aranmayacaktır.
• İSG KATİP sistemi üzerinden yetkilendirilmiş işyeri hekimi bir kerede en fazla 2 gün istirahat raporu verebilir.
• İstirahat raporlarında sigortalının çalışıp çalışamayacağı veya kontrol muayenesinin yapılıp yapılmayacağı hususu belirtilmelidir. En az iki nüsha olarak düzenlenen istirahat raporunun bir nüshası işyerlerine ibraz edilmek üzere sigortalılara verilecek, diğer nüshası SGK’ya gönderilecektir.
• Kurumca yetkilendirilen tek hekim veya sağlık kurulu tarafından verilecek istirahatler, örneği Kurumca belirlenen belge ile elektronik ortamda Kuruma gönderilir. Gönderilen bu belge işverence görüntülenebildiğinden, çalışılmadığına dair bildirim bakımından tebligat yerine geçmektedir.
• Sigortalılara bir takvim yılı içinde tek hekim tarafından ayaktan tedavilerde verilecek istirahat sürelerinin toplamı 40 günü geçmemektedir. Bu süreyi aşan istirahat raporları sağlık kurulunca verilmelidir.

Yukarıda belirtilmiş hususlar dikkate alınarak düzenlenmiş olan raporlar, e-vizite sistemi üzerinden elektronik ortamda oluşturulmaktadır. Manuel (kâğıt) raporlar ise istisnai nitelikte olup işverene fiziki olarak ibraz edilmelidir. Bu durumda işveren manuel şekilde e-vizite sisteminden rapor ve onay girişi yapabilecektir. 

E-vizite (İş Göremezlik Uygulaması) Sistemi

SGK ile sözleşmeli sağlık hizmet sunucularında düzenlenen istirahat raporları, büyük ölçüde sistem üzerinden elektronik ortamda oluşturulmaktadır.

Hekim tarafından elektronik ortamda onaylanan raporlar:

• Anlık olarak SGK sistemine iletilmekte,
• Fiziki belge dolaşımını büyük ölçüde bertaraf etmekte,
• Ödenek süreçlerinin hızlanmasını sağlanmaktadır.

Sistem altyapısında yaşanabilecek teknik aksaklıklar (sistem kesintileri, veri giriş hataları, entegrasyon sorunları) raporun işveren veya SGK ekranlarında gecikmeli görünmesine neden olabilmektedir. Sisteme geç düşen raporların onayı yasal süresi dışında yapılmasına neden olmakta ve bu durum bazen işverenlere idari para cezası uygulanmasına neden olabilmektedir.

Çalışanın Yükümlülükleri

İstirahat raporu sürecinde çalışanın aktif rol alması, hak kaybı yaşanmaması açısından kritik önemdedir.

Temel Sorumluluklar:

• Yetkili sağlık kuruluşuna başvurmak,
• Rapor bilgilerinin (kimlik, tarih, süre) doğruluğunu kontrol etmek,
• Raporu en kısa sürede işverene bildirmek ve ibraz etmek,
• Elektronik rapor düzenlenmiş olsa dahi işvereni bilgilendirmek.

Raporun SGK sistemine elektronik olarak düşmüş olması, çalışanın işverene bildirim yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Rapor parasının ödenebilmesi için işveren tarafından ayrıca “Çalışılmadığına Dair Bildirim” yapılması zorunludur.

İŞVERENİN SGK BİLDİRİM YÜKÜMLÜLÜĞÜ (ÇALIŞILMADIĞINA DAİR BİLDİRİM – E-VİZİTE)

5510 sayılı Yasanın 4. maddesinin birinci fıkrasının (a) bendi kapsamındaki sigortalılara iş görmezlik ödeneği ödenebilmesi için, istirahatli olduğu dönemde işyerinde çalışmamış olmaları gerektiğinden, çalışılmadığına dair bildirimin SGK'ya işverenler tarafından yapılması gerekmektedir. 12 Mayıs 2010 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanan tebliğ ile işverenlere, rapor alan sigortalının çalışmadığına dair bildirimin yapılması zorunluluğu getirilmiştir.

Bildirim Yöntemleri:

• “Çalışılmadığına Dair Bildirim Girişi” (uygulamada e-Vizite olarak bilinmekte) yöntemiyle veya
• Beyanname verirken “01-İstirahat” kodunu kullanarak veya,
• Beyannamede istirahatli sigortalılarınız yahut tüm sigortalılarınız için (*) “sigortalı istirahat süresince çalışmamıştır” seçeneğini işaretleyerek bildirim yükümlülüğünüzü yerine getirebilirsiniz.

Yukarıdaki üç yöntemden herhangi biri veya hepsinin kullanılarak bildirim yapılması halinde yasal yükümlülük yerine getirilmiş sayılmaktadır.

Bildirim Süresi:

İstirahat süresinin sona erdiği ayın APHB / Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi verilme süresinin sonuna kadar bildirim yapılabilmektedir.

Örnek: 25 Ocak- 2 Şubat arası raporlu olan sigortalının çalışmadı bildirimi Mart ayının 26’sına kadar yapılması halinde yasal süresi içinde kabul edilecektir.

Rapor türlerine istinaden bildirim yükümlülüğü, süreler ve idari para cezası durumları aşağıdaki tabloda verilmiştir.

**2026 Yılı için uygulanacak idari para cezası tutarı 16.515,00 TL.

2016/21 sayılı SGK Genelgesi’ne istinaden;

• Hastalık nedeniyle alınan 1–2 günlük raporlar için bildirim zorunluluğu bulunmamaktadır.
• İş kazası, meslek hastalığı ve analık hallerinde süreye bakılmaksızın bildirim zorunluluğu bulunmaktadır.
• Bazı raporlar çok uzun süreli olabilmektedir. Bu durumda çalışanın gelir kaybı bertaraf edilmesi adına kısmi olarak rapor onayları yapılabilmektedir.

RAPORLU SÜREDE ÜCRET ÖDEMESİ ve SGK MAHSUPLAŞMA PROTOKOLÜ

Maktu (Aylık), Günlük veya Saatlik Ücretli Çalışanlarda Uygulama

4857 sayılı Kanunun 48. maddesinde; SGK tarafından sigortalıya ödenen rapor parasının aylık ücretle çalışan işçinin ücretinden mahsup edileceği düzenlenmiştir. Bu durumda aylık maktu ücretle çalışan işçinin ücretinden rapor parası düşülerek ödenebileceği sonucuna ulaşmak mümkündür. Aylık maktu ücretle çalışan sigortalılar bu durumda ilk iki gün raporlu olunan sürenin ücretini aldığı gibi günlük rapor parası ile gün başına düşen ücret arasındaki farkı da almaktadır. Nitekim Yargıtay’ın çeşitli kararları da bu durumu destekler niteliktedir. Bu durumda ilgili aydaki SPEK bildiriminin ne kadar olacağı, kaç gün sigorta bildirimi yapılacağı ve kaç gün eksik gün bildirimi yapılacağı gibi tartışmalar gündeme gelmektedir.

Yukarıdaki hususların anlaşılır olması bakımından örneklerle açıklamak uygun olacaktır; fakat konuyu dağıtmamak adına bu detaylar başka bir makalede araştırma konusu yapılabilir.

Günlük veya saatlik iş sözleşmesiyle çalışanların durumu yukarıdaki uygulamadan farklı olacaktır. İşveren, sigortalıya çalışılan gün/saat kadar ücret ödeyeceği için raporlu günler dışlanarak ücret ödemesi yapılabilir ve bu durumda hastalık kaynaklı raporun ilk 2 günü için ücret ödeme zorunluluğu doğmayacaktır.

Diğer yandan raporlu olunan günler için işveren atıfet kabilinden (sosyal destek amaçlı) ücret ödemesi yapabilir. Bu durumda ödenen tutarlara uygun şekilde sigorta günlerinin ve kazançlarının bildirilmesi gerekmektedir.   

SGK İle Mahsuplaşma Protokolü

İşçilerin rapor ücretlerinin hesabı, takibi ve mahsubu zor ve karmaşık olabileceğinden SGK bu süreci pratik hale getirmiştir. SGK mahsuplaşma usulüyle; işveren ücreti aylık tam şekilde sigortalıya ödemekte, SGK rapor parasını işverenin prim borçlarına mahsup edebilmektedir. Mahsuplaşma yöntemi aşağıda anlatılmıştır.

• 2019/21 sayılı SGK Genelgesine istinaden; mahsuplaşma talebinde bulunan işveren ile sosyal güvenlik il müdürü veya yetki verdiği sosyal güvenlik il müdür yardımcısı/sosyal güvenlik merkez müdürü tarafından ilgili Genelge ekinde yer alan matbu mahsuplaşma protokolü karşılıklı olarak imza altına alındıktan sonra, sosyal güvenlik il müdürlüğü/merkez müdürlüğü personeli tarafından MOSİP uygulaması üzerinden mahsuplaşma tanımlama işlemi yapılacaktır.
• Mahsuplaşma programından talep eden tüm işyerleri yararlanabileceklerdir.

Ücret çeşidi, mahsuplaşma yöntemi, eksik gün bildirimleri gibi konular bazen karmaşık hale gelebilmektedir. Mevzuata uyum ve uygulama pratiği kazanmak için insan kaynakları veya bordro ekiplerinin bu konularda eğitim ve uzman desteği almasını tavsiye etmekteyiz.