213 sayılı Vergi Usul Kanununun ikinci Kitabı mükellefin ödevlerini belirlemekte olup  aynı Kitabın üçüncü kısmında ise mükelleflerin yasal kayıtlarını nasıl tevsik edecekleri belirlenmiştir. Buna göre VUK’a göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelere ait olan kayıtların tevsiki mecburidir.  Mükellefler söz konusu bu tevsik işlemini, fatura ve fatura yerine geçen vesikalar ile diğer bir deyişle, fatura, sevk irsaliyesi, perakende satış vesikaları, gider pusulası, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu, ücret bordroları ve diğer bazı özel vesikalar ile yerine getirmektedir.  Dolayısıyla mükelleflerin kayıt ve işlemlerini tevsik zorunluluğu kapsamında düzenlenmesi gereken belgeler arasında “muhasebe fişleri” bulunmamaktadır.

Bununla birlikte VUK’nun Kayıt Zamanı başlıklı 219 uncu maddesinde işlemlerin işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin nizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesinin şart olduğu, bu gibi kayıtların on günden fazla geciktirilmesinin uygun olmadığı, ancak, kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordo gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten müesseselerde, muamelelerin bunlara işlenmesinin deftere işlenmesi hükmünde olacağı ve ancak bu kayıtların muamelelerin esas defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilmesini izin verilmeyeceği hüküm altına alınmıştır.  Bununla birlikte “muhasebe fişleri” bu defa 1 Sıra No.lu E-Defter Genel Tebliği’nde tanımlanmış olup buna göre; Vergi Usul Kanununun 219 uncu maddesinin (b) bendinde belirtilen ve defter kaydı yerine geçecek belgelerin (bundan sonra “Muhasebe Fişi” olarak anılacaktır), e-Defter kayıtları ile birlikte muhafaza edilmesi ve yetkili mercileri tarafından istenildiğinde ibraz edilmesi zorunluluğu getirilmiştir. Muhafaza ve ibraz zorunluluğuna ilişkin açıklama ise 3 Sıra No.lu E-Defter Genel Tebliği ile 1 sıra No.lu E-Defter Genel Tebliğinin 4.4.1 bölümünde açıklanmış olup aşağıda yer almaktadır.

Yine 1 Sıra No.lu E-Defter Tebliğinin 6.2 bölümünde;  muhasebe fişlerinin muhafaza ve ibraz yükümlülüğüne ilişkin sorumluluğun belirlendiğini görüyoruz.  Ayrıca aynı Tebliğin 7.8 bölümünde, Elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına izin verilen defterler ile defterlerle ilişkili muhasebe fişlerinin ve berat dosyalarının elektronik ortamda oluşturulmasına ilişkin standartlar, teknik ve uygulama kılavuzları ile e-Defter uygulamasına ilişkin diğer kurallar edefter.gov.tr adresinde duyurulacağı açıklanmış olup muhasebe fişlerine ilişkin kılavuz 30.04.2020 tarihinde açıklanmıştır. ¹

Dolayısıyla muhasebe fişleri VUK’a göre tutulması zorunlu bir vesika olmamakla birlikte VUK 219 uncu maddesinin muhasebe fişlerinin kullanılmasına izin verilen ve 1 sıra No.lu E Defter Genel Tebliği ile de tutulan muhasebe fişlerinin muhafaza ve ibrazı zorunlu hale getirilmiştir. Muhasebe fişlerini tahsil, tediye ve mahsup fişi olarak kullanmak mümkündür. Her ne kadar kağıt ortamında muhasebe fişi düzenlenmesi mümkünse de günümüzde E-Defter sistemi uygulanmaya başladığından bilgisayar ortamında tutulan bu defterlere ilişkin kayıtlara ilişkin düzenlenen muhasebe fişlerinin de çoğunlukla elektronik ortamda tutulduğu da bir gerçek. Ancak muhasebe fişinin; hem kağıt hem de elektronik ortamda tutulmasına engel bir düzenlemeye rastlayamadığımızı da belirtmek isteriz.

Mükellefler Elektronik Muhasebe Fişlerinin Mali Mühür Onayı, Muhafaza ve İbraz Zorunluluğu Konusunda Nelere Dikkat Edilmeli?  

Bu Tebliğ kapsamında, e-Defter uygulamasına dâhil olanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara uygun hareket etmek zorundadırlar:

§  e-Defter dosyaları ve bunlara ait berat dosyaları birbirleri ile ilişkili şekilde elektronik ortamda, muhasebe fişleri ise kağıt ve/veya elektronik ortamda, istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmek zorunludur.

§  e-Defter dosyaları, berat dosyaları ve elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, NES veya Mali Mühür ile garanti altına alındığı için kağıt ortamında saklanmayacak (kağıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri hariç) ve elektronik ortamdaki bu dosyaların kağıt ortamdaki hali hukuken hüküm ifade etmeyecektir.

§  Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, e-Defter dosyaları, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişleri ve ilgili berat dosyalarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda (kağıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri kağıt ortamda) muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.

§  Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, e-Defter dosyalarının, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin ve berat dosyalarının doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, e-Defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.”

Görüldüğü üzere muhasebe fişlerinin muhafaza ve istenildiğinde ibrazı zorunlu olup, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin NES veya Mali Mühür ile garanti altına alınması gerekli olup, e-muhasebe fişleri ayrıca kağıt ortamında muhafaza edilmesi bir anlam ifade etmeyecektir. Özellikle Kılavuzda da belirtildiği üzere elektronik muhasebe fişlerinin, defter kayıtlarının mükellefle düzenlenen aracılık ve sorumluluk sözleşmelerine istinaden serbest muhasebeci mali müşavirler tarafından gerçekleştirildiği durumlarda serbest muhasebeci mali müşavire ait NES veya Mali Mühürle, mükellefin kendisi veya işletmesinde istihdam ettiği serbest muhasebeci mali müşavir unvanına haiz meslek mensubu tarafından gerçekleştirildiği durumlarda ise mükellefin kendisi veya işletme bünyesinde istihdam ettiği serbest muhasebeci mali müşavire ait NES veya Mali Mühürle zaman damgalı şekilde imzalanarak onaylanması ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi gerekmektedir

Peki Uygulama Ne Zaman Başlayacak?

Aslında uygulama başladı. 1 Sıra No.lu E-Defter Genel Tebliğinde Değişiklik Yapan 3 Sıra No.lu E-Defter Tebliği 19 Ekim 2019 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girdi. Özellikle Tebliğ’de elektronik ortamda tutulan muhasebe fişlerini muhfaza ve ibrazı ile ilgili farklı bir yürürlük süresi bulunmuyor. Bununla birlikte yukarıda bahsettiğimiz Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişlerine İlişkin Kilavuz ise 30 Nisan 2020 tarihinde yayımlanarak e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından elektronik ortamda oluşturulan “Muhasebe Fişleri”nin içeriğinde yer alması gereken asgari bilgiler, dosya formatları ile bu belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi sırasında uyulacak teknik usul ve esaslara ilişkin açıklamalara yer verilmiştir.

Dolayısıyla 1 Sıra No.lu E-Defter Genel Tebliğindeki elektronik muhasebe fişlerine ilişkin muhafaza ve ibraz zorunluluğu her ne kadar 19 ekim 2019 tarihinde yayımlanan 3 Sıra No.lu E-Defter Tebliği ile yürürlüğe girse de uygulamaya ilişkin kılavuzun 30 Nisan 2020 tarihinde yürürlüğe yayımlanması nedeniyle bu tarihten sonra işletmelerin yürürlükle ilgili her türlü önlemi alarak elektronik ortamda tuttukları muhasebe fişleri için Tebliğ ve Kılavuzdaki açıklamalara göre işlemleri yerine getirilmesi gerekir.

Sorumlu Vergicilik Bakışıyla…

Vergilendirme ve muhasebe sistemlerindeki elektronik uygulamalar son yıllarda oldukça hızlı bir şekilde gelişmiş ve bunun faydaları covid-19 un etkilerinin yaşandığı bu sıkıntılı dönemlerde daha iyi anlaşılmaktadır. Muhasebe fişlerinin düzenlenme zorunluluğu ve hatta düzenlense dahi elektronik ortamda düzenlenme zorunluluğu yoktur. Kağıt ve/veya elektronik ortamda muhasebe fişi düzenlenebilir ve hatta aynı anda hem kağıt hem de elektronik ortamda düzenlenebilir. 3 Sıra No.lu E-Defter Genel Tebliği ile mükelleflere muhasebe fişlerinin de elektronik ortamda saklanma ve ibraz zorunluluğu getirilmiştir. Haliyle bu işlem Mali Mühür veya NES ile bunların onayını da içeriyor. Söz konusu bu muhafaza ve ibraz zorunluluğu ise yürürlüğe girmiş ve 30 Nisan’da kılavuzun yayınlanmasıyla da uygulama netleşmiştir. Dolayısıyla, sistemlerinde elektronik ortamda muhasebe fişi düzenleyen işletmelerin Tebliğ ve Teknik Kılavuzdaki bu yükümlülüklere çok gecikmeden uymaları gerektiğini tekrar hatırlatmakta fayda görüyoruz.

¹ Kılavuz için Bkz. http://edefter.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/Elektronik_Muhasebe_Fisi_Kilavuzu_30042020.pdf