Teknoloji, özellikle 21. yüzyılda tüm yönleriyle iş hayatına entegre olmuş durumda. Her sektörde olduğu gibi muhasebe sektörüne de çeşitlilik katıyor. Yasal defterler gibi önceleri el ile hazırlanan belgeler,  şu   anda  otomatik  ve   gerçek   zamanlı  olarak   oluşturuluyor. Günümüzün hızla gelişen teknolojisi meslek mensuplarının iş yapış şekillerini yönlendirdiği gibi İdarenin de kontrol ve takip mekanizmasına yön veriyor. Bu bağlamda muhasebe sektöründe düzenleyici gelişmeler oldukça, adından daha sık bahsettiğimiz e-Defter uygulaması aslında GİB tarafından yasal düzenlemeler yapılan ilk e-dönüşüm uygulamalarından biridir.

Uygulama, 13 Aralık 2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanan 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile ilk kez yasal zeminine kavuşmuştu. 2011 yılından bu yana e-Defter konusunda teknik ve yasal düzenlemelerle ilgili 90’dan fazla duyuru yayımlandı ancak 10.10.2019 tarihinde Resmi Gazete ‘de yayımlanan 3 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği Sıra No:1'dedeğişiklik yapılmasına dair Tebliğ yayımlanana kadar e-Defter verilerinin dijital ortamda saklanması konusunda bir zorunluluk bulunmuyordu.

Yeni düzenleme ile neler zorunlu hale geldi?

01.01.2020 tarihinden itibaren e-Defter uygulamasına dâhil olan mükelleflerin oluşturacakları e-Defter ve berat dosyalarının kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi tutulmuştur. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi, muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmamakta olup Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.

Diğer taraftan e-Defter ve berat dosyalarının, şirketlerin kendi bilgi işlem merkezlerinde muhafaza etmelerine ek olarak e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 01.01.2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunlu kılınmıştır.

İçinde bulunduğumuz dönem itibarı ile mükellefler 2020 Ocak dönemine ait e-defter dosyalarını oluşturmaya başladıkları için e-Defter ve berat dosyalarının dijital ortamda saklanması konusunda gerekli alt yapıyı oluşturduklarını kontrol etmelerinde yarar bulunmaktadır.