Kurum, 30.03.2021 tarihli kamuoyu duyurusu ile 6698
sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“KVKK”) 13. ve 14. maddelerinde düzenlenen “Veri Sorumlusuna Başvuru” ile “Kurula
Şikâyet” başlıklı iki maddesini ele alarak, Kurum’a yapılan şikayetleride usul
şartları bakımından dikkat edilmesi gereken hususları detaylı olarak ele
almıştır.
Kurum, bu usul şartlarını taşımayan şikayetlerin Kişisel
Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından esas yönünden değerlendirmeye alınamayarak reddedileceğini
ve şikayetlerin daha etkin ve kısa sürede sonuçlanmasının temin edilmesi adına
dikkat edilmesi gereken konuları duyuru içerisinde belirlemiştir.
Kurum, veri
sorumlusuna yapılacak başvurularda;
·
Yapılacak başvuruların yazılı
olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza,
mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen
ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini
kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya
da uygulama vasıtasıyla yapılması,
·
Başvuru veri sorumlusuna ilgili
kişinin KEP adresi dışında bir e-posta adresi üzerinden iletilecek ise mutlak
surette veri sorumlusuna daha önce bildirilmiş ve veri sorumlusu nezdinde
kayıtlı bulunan e-posta adresinin kullanılması,
·
Veri sorumlusuna başvuru yazılı
yapılmış ise mutlak surette başvuruda imzaya yer verilmesi, vekil aracılığı ile
yapılan başvurularda vekaletname örneğinin iletilmesi,
·
Yapılan her başvurunun ad,
soyad, T.C. Kimlik No., tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa
bildirime esas e-posta adresi ve talep konusu içermesi,
·
Yapılan başvuruların KVKK’nın
11. maddesinde yer verilen ilgili kişinin hakları kapsamında olması gerektiğini
belirtmiştir.
Kurul’a yapılacak
şikayetlerde;
·
Yazılı başvurularda mutlak
surette ad, soyad, imza, iş veya ikametgâh adresine yer verilmesi,
·
Vekil aracılığı ile yapılan
başvurularda başvuru ekinde ilgili kişiye ait vekâletnamenin eksiksiz bir
şekilde ve süresine dikkat edilerek sunulması,
·
KVKK kapsamındaki talepler ile
ilgili olarak Kurul’a şikâyette bulunmadan önce veri sorumlusuna başvuru
yolunun tüketilmesi,
·
Veri sorumlusuna yapılmış
başvuruya, başvurunun veri sorumlusuna iletildiğine dair kanıtlayıcı belgeye ve
gerekmesi halinde başvuru yöntemine ilişkin bilgi ve belgeye yer verilmesi,
·
Veri sorumlusu tarafından
ilgili kişiye cevap verilmişse verilen cevabın dilekçe ekinde yer alması ve
varsa ilgili kişi tarafından cevabın ne zaman alındığını gösterir belgenin
iletilmesi,
·
KVKK’nın 14. maddesinde Kurul’a
şikâyette bulunabilmek için öngörülen sürelere riayet edilmesi, bu kapsamda
ilgili kişilerce;
§ Veri sorumlusundan başvuru tarihinden itibaren en geç 30 gün içinde yanıt
alındığı durumlarda veri sorumlusunun cevabının öğrenildiği tarihten itibaren 30
gün içinde Kurul’a şikâyetin iletilmesi,
§ Veri sorumlusunun yanıtının başvuru tarihinden itibaren 30 günden daha
geç alınması halinde ilk başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyetin
iletilmesi,
§ Veri sorumlusundan yanıt alınmadığı durumlarda başvuru tarihinden
itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyetin iletilmesi,
·
Veri sorumlularının kendilerine
başvurulduğu tarihten itibaren 30 günlük cevap verme süresinin olduğu dikkate
alındığında veri sorumlusuna yapılan başvurudan itibaren 30 gün beklenilmesi,
yanıt alınmaması durumunda Kurul’a şikâyette bulunulması,
·
KVKK’nın 14. maddesinde yer
verilen sürelerin hesaplanabilmesini teminen Kurul’a iletilen dilekçelerin,
veri sorumlusuna yapılan başvuruların, alınan cevapların ve bu belgelere dair
gönderi belgelerinin tarihlerinin açık ve anlaşılır olması,
·
Şikâyete konu edilen iddiaları
tevsik edici belgelerin dilekçeye ilave edilmesi,
·
Şikâyet konusunun ve talebin
açık olarak belirtilmesi,
·
Konunun yargı mercilerine de
intikal ettirilmesi halinde bu hususta detaylı bilgi ve dokümana yer verilmesi,
·
Kurum’un görev alanı dışında
taleplere yer verilmemesi
hususlarına dikkat edilmesi gerektiği duyurulmuştur.
İlgili duyuruya bu linkten ulaşabilirsiniz.
Saygılarımızla,